Obsah aplikace

Součástí aplikace jsou tyto základní operace a funkcionality:

• Ukládání elektronických dokumentů v různých formátech: PDF, MS Office, JPEG, MP3, MPEG apod.
• Propracovaný systém přístupových práv.
• Práce se sdílenými virtuálními složkami:
  • neomezený počet složek v jedné úrovni,
  • libovolný počet úrovní,
  • jeden dokument může být sdílen v libovolném počtu složek,
  • virtuální složka může obsahovat složky, ale i elektronické dokumenty,
  • libovolný pohled na strukturu složek – 3D síťová struktura.
• Operace s dokumentem:
  • je jen jednou uložen, ale může být neomezeně sdílen virtuálními složkami a rovněž může být neomezeně odkazován a spojován s libovolným počtem dalších dokumentů,
  • může být neomezeně odkazován libovolnou další aplikací nebo datovou komponentou JaposNetu,
  • lze jej podle jeho obsahu různě zobrazovat, exportovat, tisknout apod.,
  • obsahuje informace o fyzickém uložení originálu a základní informace jako je např. datum pořízení a vložení do archivu, kdo archivoval, klíčová slova, OCR kopii apod.
  • Dokument může mít tato omezení v závislosti na přístupové úrovni:
    • zobrazení celého dokumentu,
    • tisk dokumentu,
    • kopírování dokumentu,
    • editace dokumentu.
  • K dokumentu se mohou vést tyto evidenční záznamy:
    • počet zobrazení dokumentu – kdo a kdy si dokument prohlížel,
    • počet tisků dokumentu – kdo a kdy si dokument tisknul,
    • tabulka výpůjček originálu z fyzického archivu – kdo, kdy, proč, kdy vrácen, v jakém stavu apod.,
    • tabulka propojení s jinými dokumenty.
• V archivu je možné vyhledávat informace.
• V archivu je možné vytvářet seznamy dokumentů nebo virtuálních složek:
  • Společné – tabulka sdílených dokumentů a složek, sloužící např. ke sledování dokumentace projektu – stavba, významný odběratel, soudní pře apod.
  • Oblíbené – tabulka  dokumentů a složek, kterou si vytvořil uživatel.
• Propojení s částí CRM – pro konkrétního obchodního partnera je možné zobrazit tabulku dokumentů a složek, např. složka uzavřených smluv, udělených licencí nebo např. pro konkrétní úřad – složka vydaných povolení.
• Propojení s částí modulu přijaté a odeslané pošty.
• Propracovaný způsob vyhledávání informací v archivu. Je možné hledat pomocí výrazů podobně, jako hledáte na www.seznam.cz nebo www.google.com.
  Dále je možné napsat klíčové slovo – například číslo faktury – v aplikaci (MS Word, vaše účetnictví, elektronická pošta)  a potom stisknout 2x Ctrl+C a dokument nebo dokumenty budou vyhledány a zobrazeny. Pokud je nalezen jen jeden dokument a pokud máte správná oprávnění, je dokument rovnou zobrazen. Samozřejmě všechny tyto operace a vlastnosti se dají definovat ve vlastnostech aplikace.
• Archiv je vytvořen tak, že pokud něco hledáte, prohledává se obsah dokumentu.
• Lze vytvářet skartační plány, různé statistiky, hlášení apod.