Příklad úspor po zavedení DMS
Hlavním důvodem pro zavedení DMS je bezesporu nemalá finanční úspora. Systém DMS šetří nejen prostředky vynaložené na administrativu, reprodukci, skartaci, vytváření plnohodnotných kopií za ztracené originály dokumentů, ale také významně ovlivňuje množství finančních prostředků vynaložených na fyzickou archivaci.
Jako příklad je uvedena tabulka, ve které jsou porovnány náklady na fyzickou a digitální archivaci. Měrnou jednotkou je zde jeden šanon o obsahu
400 jednostránkových dokumentů. Náklady na zpracování dokumentů jsou uváděny za období jednoho roku.
| |
Fyzická archivace |
Elektronická archivace |
| Počet šanonů |
1 |
10 |
100 |
1 |
10 |
100 |
| Personální náklady |
5.000 Kč |
50.000 Kč |
500.000 Kč |
250 Kč |
2.500 Kč |
25.000 Kč |
| Fyzický archiv |
300 Kč |
3.000 Kč |
30.000 Kč |
100 Kč |
1.000 Kč |
10.000 Kč |
| Reprodukce |
600 Kč |
6.000 Kč |
60.000 Kč |
0 Kč |
0 Kč |
0 Kč |
| Náhrada ztráty |
500 Kč |
5.000 Kč |
50.000 Kč |
0 Kč |
0 Kč |
0 Kč |
| Skartace |
100 Kč |
1.000 Kč |
10.000 Kč |
10 Kč |
100 Kč |
1.000 Kč |
| Celkem |
6.500 Kč |
65.000 Kč |
650.000 Kč |
360 Kč |
3.600 Kč |
36.000 Kč |
| Vynaložené náklady na fyzickou a elektronickou archivaci. |
S řešením DMS jsou však spojeny i tzv. nevyčíslitelné nebo těžko vyčíslitelné přínosy, které nemusí být ihned po nasazení tak zřetelné, ale mohou
se projevit až po delší době využívání DMS. Jejich efekt však může být mnohem výraznější (např. spokojenost zákazníků, ale i vlastních zaměstnanců apod.)